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Automatisierte Mails mit dem Mail Center
Automatisierte Mails mit dem Mail Center

Das Mail Center ist die zentrale Anlaufstelle um Mail-Automationen in den onpreo Pipelines einzustellen.

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Verfasst von Lena
Vor über einer Woche aktualisiert

Das onpreo Mail-Center ist Teil des Automation Centers und direkt aus dem Hauptmenü zu erreichen. Es dient dem automatisierten Versenden von E-Mails aus den Pipelines. Hier können pro Stufe verschiedene tag-spezifische (z.B. Online Bewertung, Beratung, Scheidung, Erbe, usw.) E-Mail Vorlagen hinterlegt werden, welche dann, beim Verschieben eines Leads in die ausgewählte Stufe, automatisch von der Software versendet werden.

Wo finde ich das Mail-Center in der onpreo Software?

Um zum Mail-Center zu gelangen, wählen Sie zunächst im Hauptmenü links den Menüpunkt “Automation Center” und klicken Sie anschließend auf "Mail Center". Öffnen Sie im nächsten Schritt den Reiter “Automation” oben rechts und klicken Sie anschließend auf “Pipeline-Einstellungen”.

Vorbereitung der Vorlagen

Damit das Mail-Center eingerichtet werden kann, müssen zunächst Vorlagen erstellt werden, welche im Anschluss mit den Pipelines verknüpft werden. Um eine Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf “Vorlagen” oben rechts in der Ecke. An dieser Stelle öffnet sich dann eine Maske, in der eine neue Vorlage erstellt werden kann. Nach erfolgreicher Erstellung wird das neu angelegte Mail-Template durch einen Klick unten rechts auf den Speicher-Button zu Ihren Vorlagen hinzugefügt.
Bitte beachten Sie: Sie sollten hier unbedingt einen Betreff setzen, da dieser später als Titel der Vorlage dient.

Das neu erstellte Mail-Template ist von nun an in Ihrer Vorlagen Sammlung, welche über die Schaltfläche am linken Rand der Karte geöffnet werden kann, zu finden.

Variablen in Vorlagen

Sie können in Ihren Vorlagen auch verschiedene Variablen einbauen, welche immobilien-, makler- oder kontaktspezifische Werte, die Sie zuvor in Ihrem Profil oder den jeweiligen Kontaktinformationen der Empfänger hinterlegt haben, annehmen. Zur Auswahl stehen die folgenden Variablen:

  • Makler Name {{var:agentName}}

  • Makler Mailadresse {{var:agentMail}}

  • Makler Telefonnummer {{var:agentPhone}}

  • Firmenadresse {{var:companyAddress}}

  • Name des Eigentümers {{var:guestName:}},

  • E-Mail Adresse des Eigentümers {{var:guestMail}}

  • Stadt und PLZ der Immobilie {{var:realEstateShort}}

Bitte beachten Sie: Sie können eine einmal gesetzte Variable zwar beliebig an eine andere Stelle innerhalb der Vorlage verschieben, allerdings darf ihre Bezeichnung dabei nicht geändert werden. Verändern Sie versehentlich ein Zeichen bzw. einen Buchstaben der Variablen, wird diese ungültig und wird daher in der ausgehenden Mail nicht mit den hinterlegten Daten ersetzt.

Um eine Variable zu implementieren, klicken Sie in der Erstellungsmaske auf das Dropdown “Variable hinzufügen“ und wählen Sie die gewünschte Variable aus. Diese wird dann an der Stelle innerhalb der Vorlage eingefügt, an der sich in diesem Moment der Curser befindet.

Zuordnung von Vorlagen zu Stufen in den Pipelines

Sind die gewünschten Vorlagen erstellt, können diese anschließend den entsprechenden Stufen innerhalb der Pipelines zugeordnet werden. Navigieren Sie hierzu zurück zum Reiter "Mail Center" oben rechts.

Hier sollten Sie zunächst die Stufe wählen, in welcher Sie eine automatisierte Mail versenden lassen möchten. Diese finden Sie in der Navigationsleiste links. Im Folgenden ist die Navigationsstruktur bzw. die chronologische Auflistung aller einzelnen Schritte der drei Pipelines (Setting, Closing, Verkauf) aufgeführt.

  1. Setting

    1. online

      1. Neuer Lead

      2. Kontaktversuch 1

      3. Kontaktversuch 2

      4. Kontaktversuch 3

    2. offline

      1. Neuer Lead

      2. Kontaktversuch 1

      3. Kontaktversuch 2

      4. Kontaktversuch 3

    3. Partnerschaft

      1. Neuer Partnerschafts-Lead

      2. Nicht vermittelbar

      3. Partner kontaktiert

      4. Partner hat Mandat gewonnen

      5. Partner hat Objekt verkauft

      6. Kick-Back ist bezahlt

  2. Closing

    1. Fake-Leads

    2. Kein Kontakt

    3. Kein Verkaufsinteresse

    4. Kalt

    5. Warm

    6. Heiß

    7. Termin vor Ort 1

    8. Termin vor Ort 2

    9. Auftrag gewonnen

    10. Auftrag verloren

    11. Immobilie Exportieren

  3. Verkauf

    1. Unterlagenbeschaffung

    2. Exposéerstellung

    3. Vermarktungsstart

    4. Besichtigungstermine

    5. Käuferauswahl

    6. Notartermin

    7. Verkauf

Nachdem Sie eine Stufe ausgewählt haben, können Sie dieser durch einen Klick auf “Vorlage verwenden” eine der zuvor angelegten Mail-Templates zuordnen.

Möchten Sie eine Ihrer Vorlagen in einer der Stufen hinterlegen, aktivieren Sie die Checkbox hinter dem gewünschten Mail-Template und klicken Sie anschließend auf “Wählen”. Beachten Sie hierbei, dass immer nur eine Vorlage pro Stufe hinzugefügt werden kann.

Erstellen von tag-spezifischen Mails

In dem soeben kennengelernten Popup zum Hinterlegen von Vorlagen in einer Stufe können außerdem ein oder mehrere Tags pro Mail gesetzt werden. Dies dient der individuellen Behandlung verschiedener Immobilien bzw. Bedürfnissen der jeweiligen Eigentümer beim Durchlaufen der Pipelines. So kann beispielsweise ein Kontakt, dessen Immobilie der Tag “Online Bewertung” zugewiesen wurde, eine andere E-mail erhalten als ein anderer Kontakt, dessen Immobilie den Tag “persönliche Bewertung“ erhalten hat, obwohl beide Immobilien sich an der selben Stelle innerhalb der Pipeline befinden.

Neben der tag-spezifischen Auswahl kann auch die Option “Alle“ ausgewählt werden. Dadurch erhalten alle Immobilien in dieser Stufe, unabhängig der ihnen zugeordneten Tags, die gleiche Mail. Beachten Sie bei der Auswahl des Tags, dass, wenn Sie bereits eine Vorlage zu diesem Tag in der gewählten Stufe hinterlegt haben, diese von der neu ausgewählten Vorlage ersetzt wird.

Was passiert, wenn einer Immobilie mehrere Tags zugewiesen sind?

Sind einer Immobilie mehrere Tags und diesen Tags unterschiedliche Mail-Vorlagen zugewiesen, so erscheint ein “Entscheidungs-Popup” beim Verschieben der Immobilienkarte in der Pipeline, in welchem Sie gefragt werden, welche tag-spezifische Mail an dieser Stelle an den Eigentümer gesendet werden soll.

Im Anschluss an Ihre Auswahl sehen Sie aber auch nochmal das ausgewählte Template und können Ihre Entscheidung, falls gewünscht, durch einen Klick auf den “Zurück”-Button widerrufen.

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