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Lead Management mit den onpreo Pipelines
Lead Management mit den onpreo Pipelines

Lernen Sie, wie Sie mit Hilfe von onpreo die Akquise-Pipelines effizient nutzen und den Verkauf von Immobilien übersichtlich managen.

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Verfasst von Lena
Vor über einer Woche aktualisiert

Die onpreo-Pipelines sind das optimale Werkzeug zum Managen Ihrer Leads.

Insgesamt gibt es drei verschiedene Pipelines, welche alle einen anderen Zweck erfüllen. Im Folgenden werden diese detailliert beschrieben.

1. Setting-Pipelines

Die Setting-Pipelines sind in vier unterschiedliche Kategorien gegliedert: Online Akquise, Offline Akquise, Netzwerk-Partner und Partnerschafts-Leads.

  • Online Akquise (Online Leads)

Diese Leads werden online gewonnen, zum Beispiel über Formulare wie den onpreo Leadgenerator.

  • Offline Akquise (Offline Leads)

Diese Leads gehen offline ein, also zum Beispiel durch einen Besuch in Ihrem Makler-Büro vor Ort.

  • Netzwerk-Partner

Diese Pipeline kann verwendet werden, um die Akquise neuer Netzwerk-Partner zu verfolgen. Einzigartig bei dieser Pipeline ist, dass der Lead nicht in die Closing-Pipeline verschoben werden kann, da der Prozess nach der Setting-Pipeline ändert. Hier werden, im Gegensatz zu den vorher beschriebenen Pipeline, Kontakte anstelle von Immobilien angelegt.

  • Partnerschafts-Leads

Hierbei handelt es sich um Leads, welche durch eine Partnerschaft/einen Netzwerkpartner gewonnen worden sind.


1.1 Online und Offline Akquise

Die Setting-Pipelines Online- und Offline Akquise sind gleichermaßen aufgebaut. Sie dienen dem Management neuer Leads vom Erstkontakt bis hin zur Qualifizierung oder ggf. Einordnung als nicht nützlich. Im Folgenden werden der Aufbau sowie die dahinter liegenden Automatisierungen näher erläutert.

  • Neuer Lead:

Hierbei handelt es sich um die erste Stufe jeder Setting-Pipeline. Neu angelegte Leads erscheinen immer in dieser Karte.

  • Kontaktversuch 1 - 3:

Sobald ein Lead in eine dieser Stufen geschoben wird, erstellt onpreo automatisch die Aufgabe, den Lead innerhalb der vorgegebenen Frist von 24 Stunden erneut zu kontaktieren. Außerdem besteht die Möglichkeit, automatisch eine Mail an den Kontakt senden zu lassen, falls dieser telefonisch nicht erreicht werden konnte. Diese Automatisierung ist für alle drei Stufen vom ersten bis zum dritten Kontaktversuch gleich, um sicherzustellen, dass ein neuer Lead regelmäßig kontaktiert wird. Mehr zu den automatisierten Mails erfahren sie in Abschnitt 4.

  • In nächste Pipeline verschieben:

Diese letzte Stufe einer jeden Setting-Pipeline gibt Ihnen die Möglichkeit, bereits (mehrfach) kontaktierte Leads zu qualifizieren. Sobald Sie einen Lead in diese Karte ziehen, öffnet sich ein Pop-up in welchem Sie dem jeweiligen Objekt einen Status bezüglich des Verkaufsinteresse des Eigentümers zuordnen können. Anschließend wir der Lead anhand des gesetzten Status in die Closing-Pipeline eingeordnet. Mehr zu dieser Einordnung erfahren Sie in Abschnitt 2.

Zusätzlich zum gewählten Status kann für Immobilien, die als “Warm” oder “Heiß” eingestuft werden, ein Segmentierungs-Tag ausgewählt werden kann. Nach Setzen eines solchen Tags wird dem jeweiligen Eigentümer automatisch eine E-Mail zugeschickt, in welcher dieser sich für einen Newsletter anmelden kann. Mehr dazu lesen Sie in diesem Artikel.

2. Closing-Pipeline (Potenzial Pipeline)

Sobald ein neuer Lead die Setting-Pipeline erfolgreich durchlaufen ist, wird er in die Closing-Pipeline verschoben. Diese dient dem Management der Transformation eines Leads zu einem tatsächlichen Kunden/Auftraggeber.

Die Closing-Pipeline besteht aus den sechs verschiedenen Status-Karten, welche einem Lead am beim Verschieben aus der Online- und Offline Akquise zugeordnet werden können sowie sechs weiteren Schritten, welche im Folgenden aufgelistet sind.

  • Termin vor Ort 1 und 2
    Tipp: Insbesondere der erste Termin vor Ort mit dem Eigentümer könnte der Zeitpunkt sein, an dem der Preis Finder eingesetzt wird, um den potenziellen Kunden vom optimalen Verkaufspreis zu überzeugen. Mehr zum Preis Finder erfahren Sie in diesem Artikel.

  • Auftrag gewonnen
    Sobald ein Auftrag gewonnen ist und Sie die Immobilie in diese Karte ziehen, erstellt die Software automatisch zwei Aufgaben für Sie, die Sie innerhalb einer Woche nach Gewinnung des Auftrags erledigen sollten: Das Einholen relevanter Dokumente und das Einholen einer unterschriebenen Vollmacht vom Eigentümer.

  • Auftrag verloren
    In diese Karten sollten Objekte gezogen werden, für welche Sie den Auftrag schlussendlich nicht erhalten haben. An dieser Stelle öffnet sich dann ein Drop-Down, in welchem Sie den Grund für den Verlust des jeweiligen Auftrags angeben können.

  • Immobilien exportieren
    Sie können in onpreo angelegte Immobilien direkt aus der Closing-Pipeline zu Propstack exportieren. Schieben Sie das jeweilige Objekte dazu in diese Karte und klicken Sie den lilafarbenen Button oben rechts in der Ecke. Im sich nun öffnenden Fenster können Sie, falls nicht vorher schon geschehen, die Schnittstelle zu Propstack einrichten und anschließend die Immobilie direkt exportieren.

  • In Verkaufs-Pipeline verschieben
    Ein gewonnener Auftrag sollte im letzten Schritt des Closing-Prozesses in die Karte “In Verkaufs-Pipeline schieben” gezogen werden. Hier öffnet sich anschließend ein Drop-Down, in welchem Sie gefragt werden, ob Sie die Immobilie tatsächlich in die nächste Pipeline verschieben möchten. Einmal in die Verkaufs-Pipeline geschobene Leads können nicht mehr zurück in die vorherigen Pipelines gezogen werden.

3. Verkaufs-Pipeline

Die Verkaufs-Pipeline ist die letzte Pipeline, die eine als Auftrag gewonnene Immobilie durchläuft und besteht aus sieben unterschiedlichen Karten, welche den gesamten Verkaufsprozess von der Beschaffung aller relevanter Unterlagen bis hin zur Vertragsunterzeichnung abbilden. Diese sieben Schritte werden sowie die dahinter geschalteten Automatismen werden nachfolgend aufgelistet.

  • Unterlagenbeschaffung

  • Exposéerstellung
    Wird ein Objekt in diese Karte geschoben, werden eine Reihe an automatisierten Aufgaben, welche für die vollständige Erstellung eines hochwertigen Immobilien-Exposés erledigt werden sollten, erstellt. Diese sollten innerhalb der nächsten zwei Wochen erledigt werden.

  • Vermarktungsstart

  • Besichtigungstermine
    Sobald das Objekt in diesen Status geschoben wird, wird zum einen eine Anruferinnerung und zum anderen die Aufgabe, Besichtigungstermine zu vereinbaren und durchzuführen, erstellt.

  • Käuferauswahl
    Für Objekte, die in diese Karte geschoben werden, werden alle wichtigen Aufgaben erstellt, die unmittelbar vor der Vertragsunterzeichnung erledigt werden sollten. Hier wird eine Frist von einer Woche gesetzt.

  • Notartermin
    Auch an dieser Stelle werden je eine Aufgabe zur Terminvereinbarung und -durchführung mit einer Frist von sieben Tagen erstellt.

  • Verkauf
    Im letzten Schritt der Verkaufspipeline, der Karte “Verkauf”, werden abschließend die letzten drei zu erledigenden Aufgaben bis zur finalen Schlüsselübergabe erstellt. Für alle Aufgaben wird eine Frist von vierzehn Tagen gesetzt.

4. Automatisierte Mails in den Pipelines

Wenn Sie im onpreo Mail-Center keine weiteren (eigenen) Vorlagen hinterlegt haben, werden nur in den ersten drei Stufen (Kontaktversuch 1 - 3) und im letzten Schritt der Setting-Pipeline (“In nächste Pipeline verschieben”) automatisierte Mails versendet. Durch Klicken des blauen Schiebereglers rechts neben der jeweiligen Vorlage wird diese aktiviert und somit automatisch an den Eigentümer versendet, sobald eine Immobilie in die dazugehörige Karte in der Setting-Pipeline geschoben wird.

5. Automatisierte Aktivitäten in den Pipelines

Wenn Sie im onpreo Aktivitäten-Center keine weiteren (eigenen) Vorlagen hinterlegt haben, werden nur die in diesem Artikel erwähnten Aktivitäten automatisiert in den Immobilien erstellt. Möchten Sie diesen Prozess anpassen, können Sie die Vorgehensweise im Artikel zum Aktivitäten-Center genauer kennen lernen.

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