Wenn Sie Ihr E-Mail-Postfach mit onpreo verbinden, können eingehende E-Mails automatisch den passenden Kontakten zugeordnet werden. Dadurch werden Kommunikationsverläufe vollständig im CRM dokumentiert und Sie behalten jederzeit den Überblick über alle Interaktionen.
Sobald diese Funktion aktiviert ist, erstellt onpreo automatisch eine Aktivität, wenn eine E-Mail von einer Adresse eingeht, die bereits einem Kontakt im System zugeordnet ist.
Funktion aktivieren
Um die automatische Zuordnung zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profil.
Öffnen Sie den Bereich Anbindungen.
Wechseln Sie in den Abschnitt Mails.
Aktivieren Sie den Schalter „Empfangene E-Mails verfolgen, um Aktivitäten zu erstellen“.
Nach der Aktivierung prüft onpreo jede eingehende E-Mail Ihres verbundenen Postfachs automatisch.
Automatische Aktivität bei eingehenden E-Mails
Sobald eine E-Mail eingeht, prüft das System, ob die Absenderadresse bereits in einem Kontakt hinterlegt ist.
Ist dies der Fall:
wird die E-Mail automatisch dem entsprechenden Kontakt oder Lead zugeordnet
gleichzeitig wird eine Aktivität im Aktivitätenbereich des Kontakts erstellt
Diese Aktivität enthält unter anderem:
den Betreff der E-Mail
den Zeitpunkt des Eingangs
den Inhalt der Nachricht
Dadurch wird die gesamte Kommunikation direkt im CRM dokumentiert.
Beispiel für den Ablauf
Ein Kontakt mit einer bestimmten E-Mail-Adresse ist bereits im System angelegt.
Dieser Kontakt sendet eine E-Mail an das mit onpreo verbundene Postfach.
onpreo erkennt die Absenderadresse automatisch.
Die E-Mail wird dem entsprechenden Kontakt zugeordnet.
Im Aktivitätenbereich des Kontakts wird automatisch eine neue Aktivität mit dem Inhalt der E-Mail erstellt.