Neben dem Ex- und Import von Daten aus anderen Softwares wie onOffice, haben Sie bei onpreo die Möglichkeit, Daten als CSV-Datei zu ex- bzw. importieren.
Um eine solche Datenübertragen vorzunehmen, klicken Sie auf Ihren Namen oben rechts in der Ecke und wählen Sie "Datenverwaltung".
CSV-Export
Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre gesamten Daten aus onpreo als CSV-Datei zu exportieren. Wenn Sie den Button "Exportieren" klicken, wird die Datei heruntergeladen und ist anschließend in Ihren Downloads zu finden.
CSV-Import
Wenn Sie Daten in Form einer CSV-Datei zu onpreo importieren möchten, klicken sie den Button "Importieren". Hier öffnet sich ein Pop-up, in welches Sie die zu importierende Datei via drag-and-drop ziehen, oder durch einen Klick auf die Uploadbox eine Datei auf Ihrem Computer auswählen können.
Schritt 1: Kontakte importieren
Im ersten Schritt sollte hier, wenn gewünscht, eine CSV-Datei mit Kontaktdaten hineingezogen werden. Haben Sie keine solche Datei, welche Sie importieren möchten, klicken Sie einfach den Button "Kontaktimport überspringen".
Sobald Sie eine Kontakt Datei in das entsprechende Feld gezogen haben, öffnet sich ein Kontroll-Fenster. In diesem werden Ihnen alle in der Datei enthaltene Spalten sowie die Anzahl der enthaltenen Kontakte angezeigt. Klicken Sie auf "Bestätigen" unten rechts, um mit dem Import fortzufahren.
Im nächsten Schritt müssen nun die in der CSV-Datei enthaltenen Daten den Datenpunkten von onpreo zugeordnet werden. In der Tabelle sehen Sie auf der linken Seite alle sogenannten Objekte, welche in der onpreo Software zu einem Kontakt hinterlegt werden können. Auf der rechten Seite sehen Sie alle in Ihrer CSV-Datei enthaltenen Spalten.
Um einem Objekt in onpreo eine Spalte zuzuordnen, d.h. den Ort in der CSV-Datei zu bestimmen, aus welcher onpreo die jeweilige Information über einen Kontakt ziehen soll, klicken Sie in das entsprechende CSV-Feld auf der rechten Seite. Hier werden dann alle enthaltenen Spalten angezeigt. Wählen Sie hier die Spalte aus welcher die Information von onpreo gezogen werden soll, indem Sie auf die entsprechende Option klicken.
Damit onpreo einen Kontakte importieren kann, müssen zwingend die Objekte E-Mail Adresse, Name und Telefonnummer zugeordnet werden.
Haben Sie mindestens den erforderlichen Objekten ein jeweiliges CSV Feld zugeordnet, können Sie den Import durch einen Klick auf den Button "Importieren" starten. Hierdurch öffnet sich eine neue Kontrollseite, in welcher Ihnen angezeigt wird, wie viele und welche der in der CSV-Datei enthaltenen Kontakte importiert werden können.
Der Status eines jeden Kontaktes wird links unter dem Tabellenpunkt "Gültig" angezeigt. Dabei bedeutet ein grünes Häkchen, dass ein Kontakt problemlos importiert werden kann. Der blaue Kreis bedeutet, dass ein nicht erforderliches Objekt, welchem Sie im Schritt zuvor ein CSV Feld zugeordnet haben, in der Datei leer ist und der Kontakt daher nur unvollständig importiert wird und der rote Kreis bedeutet, dass ein Kontakt gar nicht importiert werden kann, da ein erforderliches Objekt in der CSV-Datei fehlt. Die blaue bzw. rote Umrandung in der Tabelle zeigt Ihnen an, um welches fehlende Objekt es sich handelt (im unten folgenden Beispiel wäre es das Land als nicht erforderliches Objekt bzw. die Email Adresse als erforderliches Objekt). Sie können die fehlenden Informationen an dieser Stelle manuell ergänzen, um sicherzugehen, dass die jeweiligen Kontakte doch (vollständig) importiert werden.
Klicken Sie anschließend wieder auf den Button "Importieren", um die Übertragung der entsprechenden Kontakte aus der CSV-Datei vorzunehmen. An dieser Stelle wird Ihnen noch einmal angezeigt, wie viele und welche Kontakte nicht importiert werden können aufgrund fehlender erforderlicher Objekte.
Die fehlerhaften Kontakte können entweder ergänzt und anschließend importiert oder direkt übersprungen werden. Der Kontakt-Import ist hiermit abgeschlossen.
Schritt 2: Immobilien importieren
Der Prozess des Immobilien-Imports erfolgt genau wie der zuvor beschriebene Prozess des Kontakt-Imports.
Laden Sie zunächst Ihre Immobilien CSV-Datei hoch. Anschließend müssen auch hier die in der CSV-Datei enthaltenen Daten Datenpunkten von onpreo zugeordnet werden. In der Tabelle sehen Sie auf der linken Seite alle sogenannten Objekte, welche in onpreo zu einer Immobilie hinterlegt werden können. Auf der rechten Seite sehen Sie alle in Ihrer CSV-Datei enthaltenen Spalten. Obligatorisch sind hier die Zuordnungen der Objekte "Kategorie", "Land", "Straße", "Stadt", und "Postleitzahl".
Bei der Kategorie gibt es in onpreo aktuell vier Möglichkeiten zur Auswahl - Eigentumswohnung, Einfamilienhaus, Mehrfamilienhaus und Grundstück. Enthält Ihre CSV-Datei wie das Beispiel im Screenshot unten Kategorien, welche in der onpreo Software nicht existieren (z.B. Lagerhalle, Industriehalle, etc.) sollte entweder eine abweichende Kategorie (z.B. Grundstück) gewählt werden oder gar keine, sodass diese Objekte gar nicht erst importiert werden.
Bei den Adressdaten müssen, wie oben bereits erwähnt, die Straße, der Ort, die PLZ sowie das Land hinterlegt sein. Sie haben hier außerdem die Möglichkeit, ein Standard-Land auszuwählen. Dadurch wird jedem Objekt automatisch das hinterlegte Standard-Land zugeordnet auch wenn ein Land in der CSV-Datei selbst nicht angegeben ist.
Neben den Pflicht-Objekten können beim CSV-Import von Immobilien eine Vielzahl an weiteren Objekten hinterlegt werden. Wie im folgenden Screenshot zu sehen, ordnet die Software dabei in vielen Fällen die passenden in der CSV-Datei enthaltenen Spalten automatisch zu. Trotzdem sollte diese Zuordnung in jedem Fall von Ihnen selbst kontrolliert werden.
Haben Sie mindestens den erforderlichen Objekten ein jeweiliges CSV Feld zugeordnet, können Sie den Import durch einen Klick auf den Button "Importieren" starten. Der weitere Prozess erfolgt genau wie der oben unter "Schritt 1: Kontakte importieren" beschriebene Prozess des Kontakt-Imports.