Wenn Sie neben onpreo noch eine andere Software verwenden, können Sie Leads direkt von dort importieren oder in onpreo generierte Leads dorthin exportieren.
Exportiert werden können Leads von onOffice und Propstack.
Der Import von Daten ist direkt aus onOffice möglich. Mehr zum Einrichten einer Import-Schnittstelle zu onOffice lesen Sie hier.
Sollten Sie eine andere Software verwenden, von oder zu dieser Sie Immobilien oder Leads importieren oder exportieren möchten, geht das über einen CSV-Import bzw. -Export. Mehr dazu lesen Sie im Artikel "CSV-Export/-Import".
1. Einrichten der Export-Schnittstelle
Um Leads direkt aus onpreo zu onOffice oder Propstack zu exportieren, müssen Sie eine Schnittstelle zwischen Ihrem onpreo-Account und Ihrem onOffice- oder Propstack-Account anlegen. Klicken Sie dazu auf Ihr Profilbild/Ihren Namen oben rechts in der onpreo Software und wählen Sie "Anbindungen".
Unten auf der sich öffnenden Seite finden Sie den Bereich "Daten-Export". Mit einem Klick auf den Button "Export-Schnittstelle" öffnet sich ein Drop-Down, in welchem Sie wählen können, aus welcher Software Sie Daten exportieren möchten. Klicken Sie auf die Software, welche Sie verwenden, um die Verknüpfung vorzunehmen.
1.1 Export-Schnittstelle onOffice
Um Ihren onOffice-Account anzubinden, benötigen Sie Ihren API-Token sowie Ihren API-Secret. Diese finden Sie, wie in der folgenden Anleitung beschrieben, in Ihrem onOffice-Account.
Sie können hier außerdem auswählen, ob Sie alle Aktivitäten exportieren möchten oder nicht. Wenn Sie nur bestimmte Aktivitäten exportieren möchten, klicken Sie auf das Häkchen, um die Auswahl aufzuheben.
1.2 Export-Schnittstelle Propstack
Um die Verbindung herzustellen, müssen Sie zunächst Ihren API-Schlüssel aus Propstack in onpreo hinterlegen. Diesen finden Sie, wie in der folgenden Anleitung beschrieben, in Ihrem Propstack-Account.
Im Einrichtungsfenster stehen mehrere Checkboxen zur Verfügung, mit denen Sie den Exportprozess individuell konfigurieren können.
"Alle Aktivitäten exportieren". Wenn diese Option aktiviert ist, werden sämtliche Aktivitäten aus onpreo nach Propstack exportiert. Dazu zählen beispielsweise Anrufe, Meetings, Aufgaben und Notizen. Ist die Option deaktiviert, werden nur ausgewählte oder relevante Aktivitäten übertragen.
"Team auswählen". Wenn Sie in Propstack mit Teams oder Teamstrukturen arbeiten, können Sie hier festlegen, welche Teams miteinander verbunden werden sollen. Nach der Aktivierung dieser Option erscheint im nächsten Schritt ein Mapping, bei dem Sie definieren können, welches Team in onpreo welchem Team in Propstack zugeordnet werden soll.
"Aktivitätenkategorien setzen". Wenn diese aktiviert ist, können Sie definieren, welche Aktivitätstypen aus onpreo welchen Kategorien in Propstack entsprechen sollen. Zunächst können Sie dafür die entsprechenden onpreo-Nutzer den jeweiligen Propstack-Nutzern zuordnen. Im nächsten Schritt der Einrichtung können Sie beispielsweise festlegen:
Notiz (onpreo) → Aktennotiz (Propstack)
Aufgabe (onpreo) → Todo (Propstack)
Termin (onpreo) → Bewertungstermin (Propstack)
Die Aktivitäten in Propstack können individuell in Propstack erstellt und festgelegt werden. Dadurch bleiben Aktivitäten auch nach dem Export strukturiert und korrekt kategorisiert.
Sollten Sie keine Zuordnung vornehmen, so wird entsprechend kein Aktivitätentyp in Propstack hinterlegt.
"Projekt auswählen". Wenn Sie in Propstack mit Projekten arbeiten (z. B. größere Neubauprojekte mit mehreren Einheiten), können Sie hier ein bestimmtes Projekt auswählen. Alle exportierten Daten, beispielsweise Leads oder Immobilien, werden dann automatisch diesem Projekt in Propstack zugeordnet.
2. Immobilien exportieren
Sobald eine Export-Schnittstelle eingerichtet worden ist, erscheint in der Closing-Pipeline die Karte "Immobilie Exportieren". Alle Immobilien, die in diese Karte gezogen werden, werden dann automatisch in die jeweilige Software übertragen.
2.1 Export zu onOffice
Um eine Immobilie von onpreo zu onOffice zu exportieren, ziehen Sie die jeweilige Immobilie in die entsprechende Karte.
Anschließend finden Sie die Immobilie sofort in Ihrer Immobilienübersicht in onOffice wieder.
2.2 Export zu Propstack
Der Export zu Propstack funktioniert anlog zum zuvor beschriebenen Export zu onOffice. Ziehen Sie die jeweilige Immobilienkarte in den die Karte "Immobilie Exportieren", um Sie anschließend in Ihrer Immobilienübersicht in Propstack zu finden.
3. Aktivitäten Synchronisation
Neben dem Export von Immobilien können Sie außerdem Ihre Aufgaben von onpreo und onOffice oder Propstack miteinander synchronisieren. Um dies vorzunehmen, navigieren Sie zu "Aktivitäten" im Hauptmenü links.
Sofern Sie eine Schnittstelle zu Ihrem CRM System eingerichtet haben, finden Sie hier einen entsprechenden Button. Klicken Sie diesen, um Ihre Aufgaben in beiden Systemen miteinander zu synchronisieren.
