Damit die KI-Telefonagenten optimal auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind, erfolgt die Einrichtung in mehreren Schritten. Der Prozess umfasst drei Termine, in denen Daten erfasst, die Technik eingerichtet, der Agent getestet und anschließend optimiert wird.
Termin 1: Kick-off & Datenerfassung
Im ersten Termin, der direkt nach der Auftragsbestätigung stattfindet, lernen Sie die KI-Agenten kennen und erhalten eine Einführung in den Ablauf. Gemeinsam erfassen wir alle relevanten Informationen zu Unternehmen, Mitarbeitern, Region und sprachlichen Besonderheiten. Auch die gewünschte Stimme des Agenten sowie Formulierungen für Begrüßung und Verabschiedung werden festgelegt. Gleichzeitig definieren wir die konkreten Aufgaben (Use Cases), die Ihr Agent übernehmen soll.
Anschließend erfolgt die technische Einrichtung: Es werden beispielsweise die Arbeitszeiten des Agenten festgelegt, Telefonnummern und Weiterleitungen eingerichtet und der Kalender angebunden.
Zum Abschluss erhalten Sie eine erste Schulung, in der erklärt wird, wie der Agent automatisch arbeitet, welche Schritte im Hintergrund erfolgen und wo Sie die Aktivitäten des Agenten (Notizen, Aufzeichnungen, erfolglose Anrufversuche) in onpreo nachvollziehen können.
Termin 2: Live-Demonstration & Go-Live
Etwa zwei Wochen nach dem Kick-off folgt die Live-Demonstration. In diesem Termin zeigen wir Ihnen die Funktionsweise des Agenten in der Praxis und simulieren Erfolgs- und Misserfolgsfälle.
Anschließend haben Sie die Möglichkeit, den Agenten selbst zu testen und direkt Feedback zu geben.
Sie erhalten außerdem einen Überblick darüber, wo die Aktivitäten des Agenten in onpreo oder im angebundenen CRM (z. B. onOffice oder Propstack) dokumentiert werden. Am Ende des Termins wird die persönliche Telefonnummer des Agenten übergeben, Tipps zur Nutzung gegeben und der Agent offiziell aktiviert. Ab diesem Zeitpunkt arbeitet der Agent produktiv und die Abrechnung startet.
Termin 3: Feedback & Optimierung
Nach vier bis sechs Wochen findet ein weiterer Termin statt, der der Optimierung dient. Hier besprechen wir Ihre Erfahrungen mit dem Agenten, insbesondere die Qualität der Termine, mögliche fehlende Informationen und das Feedback der Eigentümer. Auch spezifische Rückmeldungen aus Einzelsituationen werden berücksichtigt.
Parallel dazu erfolgt eine kontinuierliche Analyse durch onpreo, bei der Nutzung und Gesprächsqualität ausgewertet werden. Auf dieser Basis werden Anpassungen vorgenommen, um sicherzustellen, dass Ihr Agent langfristig zuverlässig, effizient und individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten arbeitet.